Het inhuren van ZZP’ers kan bedrijven de nodige flexibiliteit bieden, maar het brengt ook de verantwoordelijkheid met zich mee om ervoor te zorgen dat de ingehuurde zelfstandigen ook daadwerkelijk als zelfstandigen functioneren. Onder de wijzigingswet DBA ligt de verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Maar hoe weet je zeker dat de ZZP’er die je inhuurt, echt als zelfstandige opereert en niet in de praktijk een werknemer is? Deze checklist helpt je om de status van een ZZP'er te controleren en risico’s te vermijden.
- Gebruik een goedgekeurde modelovereenkomst
Een van de eerste stappen om de status van een zelfstandige te controleren, is het gebruik van een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst. Deze overeenkomst legt vast dat er geen sprake is van een dienstverband en beschrijft de aard van de samenwerking. Het is belangrijk dat de afspraken in de overeenkomst overeenkomen met de praktijk. De overeenkomst biedt geen garantie, maar helpt wel om de arbeidsrelatie correct vast te leggen.
- Checklistpunt: Is er een modelovereenkomst gebruikt die door de Belastingdienst is goedgekeurd?
- Gezagsverhouding: Werkt de ZZP’er zelfstandig?
Een belangrijk kenmerk van zelfstandigheid is de afwezigheid van een gezagsverhouding. Een zelfstandige bepaalt zelf hoe het werk wordt uitgevoerd, terwijl een werknemer doorgaans onder leiding van een werkgever werkt. Als je als opdrachtgever de ZZP'er instructies geeft over de wijze van uitvoering of toezicht houdt op dagelijkse taken, kan dit duiden op een dienstverband.
- Checklistpunt: Heeft de ZZP’er volledige vrijheid in de manier waarop hij/zij het werk uitvoert?
- Verplichting tot persoonlijke arbeid
Zelfstandigen hebben doorgaans de vrijheid om iemand anders in te schakelen voor de uitvoering van de opdracht, terwijl werknemers verplicht zijn om het werk persoonlijk uit te voeren. Als je eist dat de ZZP'er het werk zelf doet, kan dit wijzen op schijnzelfstandigheid.
- Checklistpunt: Is de ZZP'er verplicht het werk zelf uit te voeren, of mag hij/zij iemand anders inschakelen?
- Werkt de ZZP’er voor meerdere opdrachtgevers?
Een echte zelfstandige werkt meestal voor meerdere opdrachtgevers, terwijl een werknemer doorgaans exclusief voor één werkgever werkt. Als een ZZP'er uitsluitend voor jouw bedrijf werkt, kan dit een risico vormen. Het is daarom belangrijk om te controleren of de zelfstandige een divers klantenbestand heeft.
- Checklistpunt: Werkt de ZZP’er voor meerdere opdrachtgevers, of is jouw bedrijf de enige klant?
- Is er sprake van ondernemersrisico?
Een ZZP’er neemt zelf het financiële risico van zijn of haar onderneming. Dit betekent dat de zelfstandige zelf verantwoordelijk is voor het aantrekken van klanten, het dragen van kosten en het beheren van inkomsten. Werknemers daarentegen hebben recht op doorbetaling van loon, zelfs als er geen werk is. Als de ZZP’er geen ondernemersrisico loopt, kan dit een indicatie zijn van een dienstverband.
- Checklistpunt: Draagt de ZZP’er zelf financieel risico en zorgt hij/zij voor klantenwerving en marketing?
- Gebruik van eigen materialen en middelen
Een zelfstandige gebruikt vaak eigen gereedschappen, materialen en middelen om het werk uit te voeren. Als de ZZP’er uitsluitend gebruikmaakt van de faciliteiten en materialen van jouw bedrijf, kan dit lijken op een dienstverband. Maak daarom afspraken over de middelen die de zelfstandige gebruikt.
- Checklistpunt: Gebruikt de ZZP'er eigen materialen en middelen, of wordt alles door jouw bedrijf geleverd?
- Facturering en betaling
Een ZZP'er factureert voor de verrichte diensten op basis van een vooraf overeengekomen tarief. Werknemers ontvangen doorgaans een vast salaris op basis van uren of dagen. Het is belangrijk dat de ZZP'er duidelijk factureert voor het uitgevoerde werk en dat er geen sprake is van een vaste beloning zoals bij een werknemer.
- Checklistpunt: Factureert de ZZP’er voor geleverde diensten, of ontvangt hij/zij een vast loon zoals een werknemer?
Conclusie
Het bepalen of een ZZP'er daadwerkelijk als zelfstandige functioneert, is van cruciaal belang om te voldoen aan de regels van de DBA en schijnzelfstandigheid te voorkomen. Door deze checklist te gebruiken, kun je controleren of de arbeidsrelatie met de ZZP’er voldoet aan de criteria voor zelfstandigheid. Dit helpt je om risico’s op naheffingen, boetes en juridische problemen te vermijden, en zorgt ervoor dat je compliant blijft met de wet.