De wijzigingswet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) heeft grote gevolgen gehad voor het inhuren van ZZP’ers. Bedrijven die zelfstandigen inschakelen, moeten zorgen dat de arbeidsrelatie juridisch correct is om boetes, naheffingen en juridische conflicten te vermijden. De DBA legt de verantwoordelijkheid voor het beoordelen van de aard van de arbeidsrelatie bij de opdrachtgever. Dit betekent dat je als organisatie zorgvuldig te werk moet gaan bij het inhuren van ZZP'ers. In dit artikel bespreken we hoe je jouw inhuurproces kunt aanpassen om aan de wet te voldoen.
- Gebruik goedgekeurde modelovereenkomsten
Een van de belangrijkste veranderingen door de DBA is dat je niet langer kunt vertrouwen op de oude VAR-verklaring om aan te tonen dat een ZZP’er zelfstandig is. In plaats daarvan kun je gebruikmaken van een goedgekeurde modelovereenkomst van de Belastingdienst. Deze overeenkomsten helpen om vast te leggen dat er geen sprake is van een dienstverband.
Belangrijk is dat de modelovereenkomst niet alleen op papier klopt, maar ook in de praktijk wordt nageleefd. De afspraken die je maakt over de manier van werken, de verantwoordelijkheden en de vrijheid van de ZZP’er moeten overeenkomen met de werkelijke situatie. Zorg ervoor dat zowel jij als de ZZP’er begrijpt welke afspraken zijn gemaakt en dat deze in lijn zijn met de dagelijkse praktijk.
- Voorkom een gezagsverhouding
Een ander cruciaal punt in de DBA is dat een ZZP’er geen gezagsverhouding mag hebben met de opdrachtgever, zoals bij een werknemer het geval zou zijn. Dit betekent dat de zelfstandige zelf moet kunnen bepalen hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd. Als je als opdrachtgever te veel sturing geeft of controle uitoefent over de manier van werken, kan de Belastingdienst oordelen dat er sprake is van een dienstverband. Dit kan leiden tot boetes en naheffingen.
Pas je inhuurproces aan door de rol van de ZZP’er duidelijk af te bakenen. Focus op het eindresultaat in plaats van op de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Geef de ZZP'er de vrijheid om zelfstandig beslissingen te nemen over de uitvoering van de opdracht.
- Vermijd verplichting tot persoonlijke arbeid
Bij een ZZP’er is er doorgaans geen verplichting tot persoonlijke arbeid, wat betekent dat de zelfstandige iemand anders kan inschakelen om het werk uit te voeren als dat nodig is. Als je eist dat de ZZP'er het werk persoonlijk uitvoert, kan dit lijken op een dienstverband. Zorg ervoor dat je afspraken maakt die de ZZP'er deze flexibiliteit geven, zelfs als het werk in de praktijk vaak door dezelfde persoon wordt gedaan. - Zorg voor duidelijke afspraken over betaling en tarieven
Een ZZP’er ontvangt een vooraf overeengekomen tarief voor een specifieke opdracht, terwijl een werknemer een vast salaris krijgt. Bij het inhuren van zelfstandigen moet je ervoor zorgen dat de betalingen overeenkomen met de afspraken in de modelovereenkomst. Werk op basis van duidelijke facturen en betaal niet op een manier die lijkt op een dienstverband, zoals een vast loon of doorlopende betalingen ongeacht de prestatie.
Je moet ook duidelijk zijn over de financiële risico's. ZZP'ers dragen hun eigen ondernemersrisico en moeten zelf verantwoordelijk zijn voor zaken zoals verzekeringen, pensioen en belastingen. Vermijd het creëren van een situatie waarin de ZZP'er financieel afhankelijk is van jouw organisatie, want dit kan op een verkapt dienstverband wijzen.
- Toets regelmatig de samenwerking
Ook als je bij het begin van de samenwerking een goedgekeurde modelovereenkomst hebt gebruikt, is het belangrijk om de relatie regelmatig te toetsen. De omstandigheden van een project kunnen veranderen, en daarmee ook de aard van de samenwerking. Als een ZZP’er bijvoorbeeld langdurig en uitsluitend voor jouw organisatie werkt, kan de Belastingdienst dit zien als een indicatie van schijnzelfstandigheid.
Plan evaluatiemomenten in om te beoordelen of de samenwerking nog steeds voldoet aan de regels van de DBA. Dit helpt je om tijdig bij te sturen en eventuele risico's te beperken.
Conclusie
Het inhuren van ZZP'ers vraagt sinds de invoering van de DBA om een zorgvuldige aanpak. Door gebruik te maken van goedgekeurde modelovereenkomsten, het voorkomen van een gezagsverhouding, het vermijden van een verplichting tot persoonlijke arbeid en het vastleggen van duidelijke financiële afspraken, kun je je inhuurproces aanpassen aan de wet. Zorg ervoor dat je regelmatig toetst of de samenwerking nog steeds voldoet aan de DBA-regels om juridische en financiële risico's te vermijden. Zo creëer je een veilige, compliant manier van samenwerken met zelfstandigen.